REGLEMENT INTERIEUR DE L'ASSOCIATION CAMEROUNAISE POUR L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ET L'INNOVATION (ACIAI)
PRÉAMBULE
Le présent Règlement Intérieur a pour objet de compléter et de préciser les dispositions des statuts de l'Association Camerounaise pour l'Intelligence Artificielle et l'Innovation (ACIAI). Il a été élaboré par le Bureau Exécutif et adopté par l'Assemblée Générale conformément à l'article 18 des statuts. Ses dispositions s'appliquent de plein droit à tous les membres de l'Association.
TITRE I : MEMBRES
CHAPITRE 1 : PROCÉDURES D'ADHÉSION
Article 1 : Dossier de Candidature
Toute personne physique ou morale désirant adhérer à l'ACIAI doit soumettre un dossier de candidature au Secrétariat Général comprenant :
• Une fiche d'adhésion dûment remplie, fournie par l'Association.
• Un curriculum vitae (pour les personnes physiques) ou une présentation de l'organisation (pour les personnes morales).
• Une lettre de motivation exprimant l'intérêt pour l'objet de l'Association.
• La preuve du paiement des frais d'adhésion.
Article 2 : Processus de Validation
Le Bureau Exécutif examine les dossiers de candidature lors de ses réunions ordinaires. La décision d'admission est prise à la majorité simple de ses membres. Le Secrétaire Général notifie la décision au postulant par écrit dans un délai de quinze (15) jours. En cas de refus, la décision n'a pas à être motivée.
CHAPITRE 2 : DROITS ET DEVOIRS DES MEMBRES
Article 3 : Droits des Membres
Tous les membres à jour de leurs cotisations ont le droit de :
• Participer avec voix délibérative aux Assemblées Générales.
• Accéder aux informations et publications de l'Association.
• Bénéficier des services et des activités organisés par l'Association (formations, événements, etc.) à des tarifs préférentiels.
Article 4 : Éligibilité
Seuls les membres actifs, personnes physiques, jouissant de leurs droits civiques et à jour de leurs cotisations depuis au moins douze (12) mois consécutifs, sont éligibles aux postes du Bureau Exécutif.
Article 5 : Devoirs des Membres
Tout membre de l'ACIAI a le devoir de :
• Respecter scrupuleusement les statuts et le présent règlement intérieur.
• S'acquitter de ses cotisations annuelles dans les délais fixés.
• Contribuer activement à la réalisation des objectifs de l'Association.
• Préserver l'image de marque et la réputation de l'ACIAI en toute circonstance.
• Respecter les règles d'éthique et de déontologie, notamment en matière d'usage de l'IA.
CHAPITRE 3 : COTISATIONS ET FRAIS
Article 6 : Montant des Cotisations
Sur proposition du Bureau Exécutif, l'Assemblée Générale Ordinaire fixe les montants des frais d'adhésion et des cotisations annuelles. À titre indicatif pour l'exercice en cours, ils sont fixés comme suit :
• Frais d'adhésion (paiement unique) : 25 000 FCFA
• Cotisation annuelle - Membre Actif : 50 000 FCFA
• Cotisation annuelle - Membre Associé : 15 000 FCFA
Article 7 : Modalités de Paiement
Les cotisations annuelles sont dues au plus tard le 31 mars de chaque année civile. Tout retard de plus de trois (03) mois, après une relance écrite du Trésorier, entraîne la suspension des droits du membre jusqu'à régularisation.
TITRE II : ORGANES DE L'ASSOCIATION
CHAPITRE 1 : L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE (AG)
Article 8 : Convocation et Ordre du Jour
Les convocations à l'Assemblée Générale sont envoyées par le Secrétaire Général par courrier électronique avec accusé de réception, au moins quinze (15) jours francs avant la date de la réunion. La convocation doit comporter l'ordre du jour détaillé. Tout membre peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour, par écrit, au moins sept (07) jours avant l'AG.
Article 9 : Proxis (Pouvoirs)
Un membre empêché peut se faire représenter par un autre membre de l'Association muni d'un pouvoir écrit. Nul ne peut détenir plus de deux (02) pouvoirs.
Article 10 : Modalités des Élections
Les élections au Bureau Exécutif et au Commissariat aux Comptes se font par un vote à bulletin secret, au scrutin uninominal majoritaire à un tour. Le Secrétariat Général lance un appel à candidatures un (01) mois avant la tenue de l'AG élective.
CHAPITRE 2 : LE BUREAU EXÉCUTIF (BE)
Article 11 : Réunions et Prise de Décision
Le Bureau Exécutif se réunit en session ordinaire au moins une (01) fois par mois, sur convocation de son Président. Les décisions sont prises par consensus. À défaut, elles sont prises à la majorité simple des voix des membres présents. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.
Article 12 : Vacance de Poste
En cas de vacance d'un poste au sein du Bureau Exécutif, celui-ci peut coopter un membre pour assurer l'intérim jusqu'à la prochaine Assemblée Générale, qui procédera à l'élection pour le reste du mandat.
CHAPITRE 3 : LE CONSEIL SCIENTIFIQUE ET ÉTHIQUE (CSE)
Article 13 : Fonctionnement
Le CSE est composé de 5 à 7 membres nommés pour un mandat de 4 ans. Il élit en son sein un Président. Il peut être saisi par le Bureau Exécutif ou par l'Assemblée Générale pour émettre des avis consultatifs sur toute question scientifique ou éthique. Il produit un rapport annuel sur l'état de l'IA et de ses enjeux pour le Cameroun.
TITRE III : GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
Article 14 : Gestion des Comptes
L'Association dispose d'un ou plusieurs comptes bancaires. Les opérations de retrait de fonds requièrent la double signature conjointe du Président et du Trésorier.
Article 15 : Procédure d'Engagement des Dépenses
Toute dépense doit faire l'objet d'un ordre de mission ou d'un bon de commande. Les dépenses supérieures à 500 000 FCFA doivent être préalablement approuvées par le Bureau Exécutif. Le Trésorier présente un état de la trésorerie à chaque réunion du BE.
Article 16 : Communication Officielle
Seul le Président, ou un membre du Bureau Exécutif dûment mandaté par lui, est habilité à s'exprimer publiquement au nom de l'ACIAI. Toute communication engageant l'Association doit être validée par le Bureau Exécutif.
TITRE IV : DISCIPLINE
Article 17 : Fautes et Sanctions
Constitue une faute disciplinaire tout acte ou propos d'un membre portant atteinte à l'honneur, à la réputation ou au bon fonctionnement de l'Association. Les sanctions applicables, selon la gravité de la faute, sont :
1. L'avertissement.
2. Le blâme.
3. La suspension temporaire (de 3 à 6 mois).
4. La radiation (telle que prévue à l'article 7 des statuts).
Article 18 : Procédure Disciplinaire
Aucune sanction ne peut être prononcée sans que le membre incriminé n'ait été invité à se défendre. La procédure est la suivante :
1. Le Bureau Exécutif notifie par écrit les griefs au membre concerné.
2. Le membre dispose de quinze (15) jours pour présenter sa défense, par écrit ou oralement.
3. Le Bureau Exécutif délibère et prononce la sanction éventuelle.
4. Le membre peut faire appel de la décision devant la prochaine Assemblée Générale.
L'appel n'est pas suspensif.
TITRE V : DISPOSITIONS FINALES
Article 19 : Modification du Règlement Intérieur
Le présent règlement intérieur ne peut être modifié que par l'Assemblée Générale Ordinaire, à la majorité simple des membres présents ou représentés.
Article 20 : Entrée en Vigueur
Ce règlement intérieur, adopté par l'Assemblée Générale du [Date de l'AG d'adoption], entre immédiatement en vigueur. Fait à Yaoundé, le [Date]
Pour l'Assemblée Générale,
Le Président de l'ACIAI
[SIGNATURE]
[Nom du Président]
Le/La Secrétaire Général(e)
[SIGNATURE]
[Nom du/de la SG]